Ein Beleg kommt per Papier, per Mail oder per MFP-Scan — RecordTailor nimmt ihn an, wo immer er auftaucht, und leitet ihn in denselben Triage-Pfad. Der Scan-Agent überwacht Hot-Folder, splittet Stapel am Barcode-Trennblatt (oder per Layout-Heuristik) und fällt bei schlechter OCR auf ein Fallback zurück. Der Mail-Agent zieht IMAP-Postfächer, archiviert .eml GoBD-konform und legt Anhänge separat ab. Der Rechnungs-Agent bekommt anschließend, was er braucht.
Der Multifunktionsdrucker scannt nach Scan-to-Folder oder gegen einen HTTPS-Endpunkt — kein TWAIN-Treiber, keine Endgeräte-Software auf Sachbearbeiter-PCs. Ein Endpunkt, ein Ordner, fertig. Die Belegtrennung im Stapel läuft wahlweise deterministisch über Barcode-Trennblätter (empfohlen für hohe Volumen) oder per KI-Heuristik (Layout- und Content-Wechsel).
Der Mail-Agent zieht IMAP-Postfächer und legt die vollständige .eml GoBD-konform ab — Header, Body, Anhänge, in der Reihenfolge des Originals. Anhänge werden zusätzlich als eigenständige Dokumente in den Bestand gehoben und dort klassifiziert. Für Microsoft-Graph- und Gmail-Konnektoren liegt das Datenmodell bereit; die Konnektoren selbst sind in Vorbereitung.
500 Rechnungen aus dem Monatsabschluss, 50 000 Belege aus einem Archiv-Import? Der Batch-Prozessor klassifiziert parallel auf allen verfügbaren GPU-Cores, prüft Duplikate über Content-Hash (BLAKE3), meldet Ausreißer und protokolliert alles in der Hash-Chain. Kein manuelles Nachziehen.
RecordTailor speichert Content Content-Adressiert (CAS) — identische Bytes liegen nur einmal auf der Platte, egal wie oft sie ankommen. Duplikate im Posteingang werden erkannt, bevor sie zu Aktenrauschen werden; der Original-Speicherplatz auf MinIO/Ceph/NetApp wächst nur mit echtem Zuwachs.
Jedes eingehende Dokument wird in unter 30 Sekunden klassifiziert, zusammengefasst und mit einem Konfidenz-Score versehen. Unter 80 % — Mensch entscheidet. Darüber — der Inbox-Agent schlägt Ablage und Folge-Workflow vor. Der Sachbearbeiter bekommt eine Karte, keine leere Suchmaske.
Dann greift die KI-Heuristik: Layout- und Content-Wechsel zwischen aufeinanderfolgenden Seiten deuten auf einen Belegwechsel hin. Für hohe Volumen empfehlen wir trotzdem Barcode-Trennblätter — deterministisch schlägt Heuristik bei Fehlerkosten.
Über tenantweise IMAP-Accounts mit Passwort oder App-Passwort. Für Enterprise-Postfächer (Microsoft Graph, Gmail) liegt das Datenmodell bereit; die konkreten OAuth-Konnektoren sind in Vorbereitung.
Nein. Die .eml wird als Original archiviert (GoBD-Beweiswert), zusätzlich wird jeder Anhang als eigenständiges Dokument klassifiziert und in den Bestand gehoben. Die Herkunft (Mail-ID, Anhangs-Position) bleibt als Metadatum erhalten.
Wenn Ihr MFP „Scan-to-Folder“ oder „Scan-to-HTTPS“ spricht (praktisch jedes Gerät nach 2018), ja. Sie richten den Endpunkt einmal ein und der Scan-Agent nimmt ab dort alles auf.
30 Minuten. Sie schicken ein anonymisiertes Beispiel — wir zeigen live, was RecordTailor damit macht.
Demo anfragen
RecordTailor