On-Premise oder Managed Private Cloud: Wie Sie entscheiden

Wenn Sie ein DMS kaufen, kaufen Sie zwei Dinge: das Produkt und die Art, wie es läuft. Bei RecordTailor gibt es drei Betriebswege — On-Premise, Public Cloud (in Ihrem eigenen AWS/Azure/GCP-Account) und Managed Private Cloud (dedizierte Instanz, betrieben von uns in einer EU-Region). Public Cloud ist meist Nebenweg. Die eigentliche Entscheidung fällt zwischen On-Premise und Managed Private Cloud.

Frage 1: Was sagt Ihre Compliance-Abteilung zu externen Betreibern?

Einige Branchen — Banken unter FMA-Aufsicht, öffentliche Verwaltung, kritische Infrastruktur — dürfen ihre Kern-Dokumente nicht in fremden Betrieb geben. Wenn Ihre Compliance-Abteilung diese Position bezieht, ist die Entscheidung getroffen: On-Premise. Kein Managed Service, egal wie dediziert.

Für alle anderen ist es eine Kosten- und Kapazitäts-Frage, keine Rechtsfrage.

Frage 2: Wie viel IT-Ops-Kapazität haben Sie frei?

On-Premise bedeutet: Sie betreiben das System selbst. Updates, Backups, Monitoring, Certificate-Rotation, GPU-Treiber-Pflege. Das ist mit Docker Compose überschaubar, aber es ist Arbeit. Wenn Sie ein IT-Ops-Team mit Kapazität haben, ist das kein Problem — im Gegenteil, es gibt maximale Kontrolle.

Wenn Ihr IT-Team ohnehin am Anschlag ist, drückt Managed Private Cloud die Betriebs-Last aus dem Haus. Wir übernehmen, was uns betrifft: Updates, Monitoring, 24/7-Bereitschaft. Sie behalten die Datenhoheit — die Daten liegen weiterhin in Ihrer dedizierten Instanz, nicht in einer Multi-Tenant-Wolke.

Frage 3: Wie sieht Ihr Fünf-Jahres-Blick auf TCO aus?

Über fünf Jahre gerechnet ist On-Premise günstiger, wenn Sie das Ops-Team bereits haben. Der Break-Even liegt typischerweise bei Jahr drei — der einmalige Setup-Aufwand amortisiert sich gegen den laufenden Managed-Service-Preis.

Wenn Sie das Ops-Team NICHT haben, dreht sich das Bild: On-Premise heißt dann, dass Sie externe Betreuung einkaufen — was in Summe teurer werden kann als der Managed Service. Die ehrlichste Antwort kommt aus einem konkreten Angebot, nicht aus einer Faustregel.

Die Frage, die kaum jemand stellt

Was passiert, wenn Sie in drei Jahren wechseln wollen? Von On-Premise zu Managed. Oder umgekehrt.

Bei RecordTailor ist dieser Wechsel eingebaut: dasselbe Produkt, dasselbe Datenformat, dieselben Schnittstellen. Ein Wechsel zwischen den Deployment-Wegen ist ein Ops-Vorgang von ein paar Tagen, kein Migrations-Projekt. Das ist der Grund, warum die Entscheidung heute nicht so schwer wiegen muss, wie es sich anfühlt. Fangen Sie mit dem an, was zu Ihrer aktuellen Situation passt. Wenn sich die Situation ändert, ändern wir den Weg.