RecordTailorRecordTailor vs. SharePoint + Copilot — der ehrliche Vergleich.
SharePoint mit Copilot bringt umfassende Office-Integration, das Microsoft-Ökosystem und Cloud-KI-Agenten; RecordTailor liefert echte On-Prem-Ablage mit lokalem LLM, vier produktive Agenten, Plain-Language-Workflows und Git-Branching für Dokumente. Bei EU-Datenhoheit und DSGVO-sensiblen Beständen ist der Unterschied strukturell — Cloud vs. souverän.
Feature-Vergleich — nur nachprüfbare Fakten.
Stand 07/2026. Quellen: öffentlich zugängliche Produktseiten von SharePoint + Copilot und CloudDNA-Marktanalyse.
| Kriterium | RecordTailor | SharePoint + Copilot |
|---|---|---|
| KI-Klassifikation & Extraktion | Produktiv, mit Erklärbarkeit und Few-Shot-Loop | Vorhanden (Syntex, Cloud) |
| KI-Agenten (produktiv, nicht Roadmap) | Vier Agenten produktiv (Inbox, Compliance, Vertrag, Rechnung), Konfidenz-Gate, Approval-Inbox | Copilot Agents in Cloud verfügbar |
| RAG-Chat mit Citations | Produktiv, per-Tenant Embeddings, versionsbewusst | Copilot mit RAG in Cloud |
| Plain-Language-Workflows | Ein Satz → validiertes YAML → Klartext-Rückblick | Copilot → Power Automate (Cloud); kein Ein-Satz-DMS-Workflow-Format |
| Lokales LLM / kein Cloud-Egress | Ollama-Default, per Tenant konfigurierbar; kein Cloud-Egress | Cloud-KI (Azure OpenAI) |
| Deployment On-Premise | Docker Compose oder Kubernetes; air-gapped-fähig | Microsoft 365 ist Cloud-only; SharePoint Server on-prem als separate Produktlinie mit reduziertem Funktionsumfang |
| Air-gapped Installation | Air-gapped-Installation, signierte Updates, Sigstore-Attestation | Cloud-only für die neuesten KI-Features; kein air-gapped M365 |
| Git-artige Dokument-Versionierung (Branch/Merge) | Branch, Diff, Merge — echte Dokument-Versionierung | Versionierung linear |
| Workflow-Engine (Freigabe, n-Augen, Fristen) | Light: approve/review/sign/notify, n-Augen, Fristen, Eskalation | Power Automate umfassend |
| GoBD-Testat / IDW PS 880 | Manipulationssichtbare Audit-Hash-Chain; IDW-PS-880-Testat auf Roadmap | GoBD-Konformität stark implementierungsabhängig; kein Standard-Testat auf die reine Plattform |
| ISO 27001 (Anbieter) | Auf Roadmap, nicht zertifiziert | Microsoft ISO 27001 zertifiziert |
| Audit-Beweispaket (Court-Bundle mit Hash-Manifest) | Court-Bundle-Export inkl. Hash-Manifest, extern verifizierbar | Audit-Log vorhanden, Court-Bundle-Analogon nicht als Standard-Export |
| Legal Hold | Legal Hold produktiv, versioniert, mit Grund | Purview/Records-Management verfügbar |
| Retention-Enforcement | Policies-as-Code + Compliance-Agent meldet; Enforcement-Worker in Vorbereitung | Retention-Labels und Enforcement (Purview) |
| DSGVO-Erase (auch Extraktionen, Embeddings, Cache) | DSGVO-Art.-17-Erase über Content, Extraktionen, Embeddings und Cache | DSGVO-Erase über M365; Cloud-Sub-Prozessor-Kette in EU-Data-Boundary umstritten |
| Verschlüsselung at rest | AES-256-GCM at rest, TLS in transit | BYOK / Customer Key möglich |
| Multi-Tenancy (Row-Level Security) | Postgres RLS pro Tenant | Multi-Tenant per Design |
| SSO / MFA / SAML / SCIM | OIDC vorbereitet; SAML/SCIM auf Roadmap | Entra ID / SSO / MFA / SCIM |
| Hybrid-Suche (BM25 + Vektor in einer Query) | BM25 + Vektor (RRF) in einer Query | Microsoft Search + Copilot Retrieval |
| SAP ArchiveLink + CMIS 1.1 | SAP ArchiveLink und CMIS 1.1 nativ | Über Konnektoren (Middleware) |
| DATEV-Anbindung | DATEV-CSV produktiv; DATEVconnect-API und XRechnung/ZUGFeRD in Vorbereitung | Nur über Partner-Konnektoren |
| Office- & Outlook-Add-ins | Office/Outlook-Add-ins in Vorbereitung | Nativ Teil von Microsoft 365 |
| Mail-Ingest (IMAP, .eml GoBD-konform) | IMAP-Mail-Agent, .eml GoBD-konform; Anhänge als eigene Belege | Outlook-Integration nativ |
| Scan-Ingest ohne Fat-Client | MFP-Scan-Ingest ohne Fat-Client, Barcode- oder KI-Trennung | Nur über 3rd-Party-Konnektoren |
| Stapelverarbeitung mit Deduplikation | Batch-Prozessor auf GPU-Cores, BLAKE3-Deduplikation, Ausreißer-Bericht | Batch-Import über Migration Manager / Syntex |
| MCP-Server (offene KI-Schnittstelle) | Nativer MCP-Server, fünf Tools | Copilot-Toolkit / Agent Store vorhanden; kein offener MCP-Server im DMS-Sinn |
| Undo / Rollback von KI-Aktionen | Rückgängigmachen von Agenten-Aktionen über Versionierung | Versionierung linear |
| REST-API + Webhooks | REST-API mit Scoped Service-Tokens | Microsoft Graph API |
| EU-AI-Act-Protokoll exportierbar | EU-AI-Act-Protokoll als PDF exportierbar | Kein publiziertes Agent-Protokoll-Export-Format im DMS-Sinn |
| Open-Source-Kern | Apache-2.0-Kern, keine Vendor-Lock-in-Falle | Proprietär |
Alle Markennamen sind Eigentum der jeweiligen Inhaber. Angaben zu SharePoint + Copilot stammen aus den öffentlich zugänglichen Produktseiten des Anbieters (Stand 07/2026). Roadmap-Angaben sind als „angekündigt" gekennzeichnet.
Von SharePoint + Copilot zu RecordTailor.
- 1
Discovery — was liegt in SharePoint tatsächlich als DMS?
SharePoint wird oft als DMS-Ersatz genutzt, aber Ablage-Muster reichen von Team-Sites bis strukturierten Bibliotheken. Wir sichten die konkret betroffenen Bibliotheken, Content-Types und Rechte-Struktur.
- 2
Migration über die Microsoft-Graph-API
Dokumente, Metadaten (Content-Type-Properties), Versionen und Rechte werden übernommen. Aus SharePoint-Content-Types werden RecordTailor-Belegarten; aus Site-Groups Rechte in RLS/ACL.
- 3
Cutover — Beleg-Ablage raus, Kollaboration bleibt
SharePoint bleibt für Team-Kollaboration in Microsoft 365 nutzbar. Was ins DMS gehört — Belege, Verträge, Akten — läuft ab Cutover in RecordTailor. Beide Systeme können parallel bestehen.
Häufige Fragen zum Vergleich mit SharePoint + Copilot.
Copilot hat Agenten. Warum RecordTailor?+
Wenn Ihre Daten in Microsoft 365 liegen dürfen: Copilot Agents sind eine valide Option. Wenn EU-Datenhoheit, DSGVO-Sensibilität oder Air-Gap-Betrieb Kriterien sind, ist der Unterschied strukturell: RecordTailor-Agenten laufen on-premises gegen ein lokales LLM, ohne Cloud-Egress.
Können wir SharePoint für Kollaboration behalten?+
Ja. Viele Kunden nutzen SharePoint weiter für Team-Kollaboration (Chats, Meeting-Notizen, Projektdokumente) und lagern die revisionsrelevante Beleg-Ablage in RecordTailor. Die Systeme koexistieren.
Was ist mit unseren Content-Types und Metadaten?+
Content-Types werden zu Belegarten in RecordTailor, ihre Site-Columns zu Attributen. Was bisher händisch gepflegt wurde, lernt der KI-Assistent aus Ihren Bestandsdaten und schlägt ab Tag eins Verbesserungen vor.